• Block Form: Dạng viết thư trang trọng nhất và hay được dùng cho thương mại, công việc…
• Modified Form: ít trang trọng hơn, hay dùng trong trường hợp khi các đối tác đã rất thân quen với nhau.
• Semi Block Form: Dạng thư không trang trọng, hay dùng cho những người bạn, người thân… viết thư cho nhau. Semi Block Form chỉ khác Modified Block Form ở chỗ là có thụt lề đầu đoạn văn.

Hãy xem các dạng mẫu dưới đây:

Block Format

Modified Block Format

Semi-Block Format

Giải thích:

1. Địa chỉ người gửi
2. Ngày
3. Về việc (nội dung bức thư là gì)
4. Ghi chú đặc biệt về bức thư như:
   SPECIAL DELIVERY
   CERTIFIED MAIL
   AIRMAIL
5. Thông báo tính bảo mật
   PERSONAL – Thư cá nhân
   CONFIDENTIAL – Thư bảo mật
6. Địa chỉ người nhận
7. Dòng chú ý gửi tới ai
8. Câu chào
9. Câu chủ đề
10. Nội dung
11. Câu kết
12. Chỗ để ký (cách 4 dòng với câu kết)
13. Tên và Chức danh
14. Ghi chú có đính kèm
15. Gửi đồng thời cho ai (Cc)

Tips:

• Khi bạn viết thư hãy bỏ dấu [ ].
• Cố gắng viết thư trong 1 trang.
• Giữa các đoạn văn và xuống dòng cần cách ít nhất một dòng tùy theo trang giấy.
• Với lề, bạn có thể để lề rộng với thư ngắn, và lề hẹp với thư dài. Nếu thư có tiêu đề in sẵn thì tuân theo lề của tiêu đề đó.

Nếu bạn viết tên người nhận ở câu chào, bạn hãy dùng “sincerely”.

Nếu bạn không viết tên người nhận ở câu chào , hãy dùng “faithfully”.

Trong Anh Mỹ

Dù bạn có viết tên người nhận hay không ở câu chào, bạn vẫn có thể dùng “sincerely”, (‘faithfully’ không hay được dùng trong Anh Mỹ).

Câu chào – Câu kết

Tiếng Anh Anh

Tiếng Anh Mỹ

Cuối thư bạn cũng có thể viết những từ sau thay cho những câu kết trên:

• Regards
• Kind regards
• Best wishes

Vị trí: Viết câu kết hai dòng phía dưới của đoạn văn cuối cùng và nhớ cân dòng bên trái. Nếu ngày tháng được cân giữa bức thư thì bạn cũng cân giữa câu kết.

Cách 4 dòng giữa câu kết (chỗ để ký) và viết tên người gửi bên dưới đó.

Nội dung

• Đoạn văn đầu: Giới thiệu và lý do viết thư
• Đoạn văn sau: Giải thích lý do viết chi tiết hơn, cung cấp thêm thông tin, bối cảnh …
• Đoạn văn cuối: Tổng kết lý do viết thư và nói rõ bạn muốn người nhận làm gì.

Viết dòng chủ đề cho thư là không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn viết dòng chủ đề để cho người đọc có thể biết ngay nội dung bức thư là gì, bạn có ba phương pháp thông thường để phân biệt chủ đề của nội dung bức thư:

• Sử dụng từ “Subject:” hoặc “Re:”
• Viết chủ đề bằng chữ đậm.
• Viết chủ đề bằng chữ in hoa.

Tiếng Anh Anh

Dòng chủ đề thường được đặt giữa câu chào và nội dung thư The subject line is usually placed between the salutation and the body of the letter (with a blank line in between).

Tiếng Anh Mỹ

Trong tiếng Anh Mỹ, dòng chủ đề có thể được đặt giữa địa chỉ người gửi và câu chào (với dòng cách ở trên và dưới).

• Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + họ
• Dear Mr Miller

Bạn có thể viết tên đầy đủ của người nhận. Trong trường hợp này bạn không cần viết danh hiệu như ‘Mr‘ hoặc ‘Mrs’,

Ví dụ:

• Dear Thomas Anderson
• Dear Chris Miller

Cách viết câu chào này rất thuận tiện khi bạn không biết đặt danh hiệu của người nhận là gì.

Nếu bạn không biết tên người nhận

Có vài cách để cách gọi người mà bạn không biết tên:

Các đối tác kinh doanh thường gọi nhau bằng tên của mình. Trong trường hợp này bạn có thể viết câu chào như sau:

• Dear Sue

Chấm câu

Trong Anh Anh, đừng dùng bất kỳ dấu chấm câu hay dấu phẩy nào.

• Dear Mr Miller. or Dear Mr Miller,

Trong Anh Mỹ, bạn có thể dùng dấu hai chấm “:”

• Dear Mr. Miller:

Ms, Miss or Mrs?

• Mrs – Dùng cho người phụ nữ đã có chồng
• Miss – Để gọi người phụ nữ chưa chồng (bây giờ ít dùng)
• Ms – Để gọi người phụ nữ mà bạn không biết đã có chồng hay chưa.

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
House number,
Street
Place / Area code
COUNTRY (in capital letters)

Trong tiếng Anh Mỹ, mã vùng thường được dùng tương đương như địa phương, được ghi ngăn cách bởi một dấu phẩy.

Vị trí: Bên trái thư

Tiếng Anh Anh

Trong tiếng Anh Anh, địa chỉ người nhận bắt đầu cùng dòng với ngày tháng hoặc dưới ngày tháng một dòng.

Tiếng Anh Mỹ

Trong tiếng Anh Mỹ, địa chỉ người nhận bắt đầu bằng hai dòng dưới địa chỉ người gửi (hoặc hai dòng dưới ngày tháng nếu địa chỉ người gửi được đặt ở góc trên bên trái thư).

Tiếng Anh Anh

Bên phải, đặt ở dòng dưới địa chỉ của người gửi (trong những bức thư viết trên giấy có in sẵn địa chỉ người gửi, ngày tháng có thể được đặt ở phía trên bên trái).

Tiếng Anh Mỹ

Với tiếng Anh Mỹ ngày tháng thường được đặt ở phía trên bên trái thư (đôi khi ở giữa):

1. Định nghĩa: Động từ là dùng diễn tả một hành động, vận động, hoạt động của một người, một vật nào đó.

2. Phân loại:

1. Nội động từ là những động từ không cần tân ngữ đi sau.

Ví dụ: go, come, happen, fall, cry, etc…

2. Ngoại động từ là động từ phải có tân ngữ trực tiếp mới có thể đủ nghĩa.

Ví dụ: sell, catch, give, hit etc…

3. Trợ động từ là động từ giúp để biến thể một động từ chính.

Ví dụ: have, has, do, does, did, shall, should, will, would, can, be, etc…

4. Cách, trạng thái, thì, ngôi và số là những tính chất của Động từ mà chúng ta cần phải biết để biến thể động từ cho đúng

Ví dụ: I often go to the theatre.

He often goes to the theatre.

5. Cách chủ động là cách đặt câu mà chủ từ đứng vai chủ động hay tác động.

Ví dụ: John killed a snake.

6. Cách thụ động là cách đặt câu mà chủ từ đứng vai thụ động hay bị động.

Ví dụ: A snake was killed by John.

7. Thái nghi vấn – Dùng để hỏi trực tiếp một sự kiện.

Ví dụ: Are you going to school?

8. Mệnh thái dùng để biểu thị một mệnh lệnh hay một yêu cầu.

Ví dụ: Close the window at once!

Give me your pen.

9. Bàng thái dùng để biểu thị sự chúc tụng, ước ao, mục đích, hay giả thiết.

Ví dụ: Long live Vietnam !

I wish I were a bird.

10. Động từ phải hoà hợp với chủ ngữ về ngôi và số.

Ví dụ: I am happy now

He is happy here.

The boy runs in the morning.

11. Những động từ lập thành thời quá khứ và quá khứ phân từ bằng cách thêm ED hoặc D vào sau động từ gốc (gọi là Động từ có Quy tắc)

Ví dụ: I work – worked

I live – lived

I visit – visited

Chú ý: Nếu tận cùng bằng “Y” và có một phụ âm đi trước “Y” thì phải đổi “Y” thành “I” rồi mới thêm “ED”

Ví dụ: I study – studied

Nhưng: He plays – played

Nếu một Verb có một hay nhiều vần mà khi đọc nhấn mạnh vào cuối, và tận cùng bằng một phụ âm và đi trước phụ âm đó có một nguyên âm (Công thức 1-1-1), thì hãy gấp đôi phụ âm rồi mới thêm ED

Ví dụ: Fit – Fitted

Stop – Stopped

Drop – Dropped

Nhưng: Visit – Visited

Vì visit khi đọc, nhấn mạnh vào vần thứ nhất

12. Ngoài ra ngữ pháp tiếng Anh còn quy định một loại động từ “bất qui tắc”, người học phải học thuộc lòng ba (3) thể động từ: Gốc, Quá khứ và Quá khứ phân từ (PII). Có thể tra ở Bảng động từ bất qui tắc sau:

Nếu bạn viết địa chỉ của chính bạn, bạn chỉ cho những thông tin như: số nhà, phố, mã vùng, địa phương, đất nước, số điện thoại. (Đừng ghi tên bạn ở đây, trong tiếng Anh tên chỉ được đặt ở cuối bức thư).

Vị trí

Theo tiếng Anh Anh

Địa chỉ của người gửi thường được đặt ở góc trên bên phải của bức thư.

Theo tiếng Anh Mỹ

Trong tiếng Anh Mỹ, người gửi thường đặt địa chỉ ở phía trên bên trái của bức thư, hoặc dưới chữ ký.

Địa chỉ của người gửi ghi dưới ngày:

Địa chỉ của người gửi có thể ghi dưới chữ ký: